Las exigencias documentales ligadas a las operaciones de exportación vienen condicionadas por el mercado de destino, por el propio bien exportado, por las condiciones de venta, por el medio de transporte utilizado y por la legislación del país de destino.
Es fundamental conocer de antemano cuáles son los documentos requeridos, para evitar contratiempos en el envío de la mercancía.
La documentación necesaria para exportar es bastante amplia, como consecuencia de las características especiales del comercio exterior: como los riesgos del país (políticos y financieros), la existencia de legislaciones aduaneras diferentes en los países del comprador y vendedor, el uso de diferentes medios de transporte, los acuerdos internacionales y las restricciones al comercio.
No obstante, las ventas intracomunitarias realizadas a empresas de alguno de los Estados miembros de la UE, conllevan una menor gestión de documentos que aquellas llevadas a cabo con terceros países. Este hecho se controla mediante el INTRASTAT.
Esta es la documentación básica necesaria para poder exportar:
En ella se detalla el concepto, la cantidad y el importe de los productos / servicios vendidos, el medio de transporte, las condiciones de entrega y modalidad de pago, así como los demás gastos que genere la venta. Las autoridades aduaneras utilizan este documento para determinar los derechos e impuestos sobre los bienes a la importación en el país de destino.
Sirve para la identificación de las mercancías, ya que detalla el contenido de cada paquete. Este documento incluye los pesos, medidas y contenidos detallados de cada paquete, a efectos de posibles inspecciones aduaneras.
Contiene toda la información para el cumplimiento de las formalidades aduaneras y debe conservarse durante los tres años siguientes a su emisión, ya que puede ser requerido por las autoridades aduaneras para controles y aclaraciones posteriores a la fecha de exportación / importación.
Está formado por dos ejemplares más, uno de uso nacional que supone la autorización para la retirada o embarque de las mercancías, utilizándose uno u otros según el tipo de operación que reflejen.
En la UE existe libertad de tránsito de mercancías, por lo que en general podemos hablar de una excepción documentario-aduanera. Sin embargo, para las operaciones comerciales con terceros países es obligatorio cumplimentar el DUA. Este trámite lo realiza normalmente un agente de aduanas.
Algunos de estos documentos constituyen por sí mismos contratos de transporte y sirven como acuse de recibo del estado en el que ha recibido la mercancía en el país de destino. En función del medio de transporte utilizado para el envío de la mercancía, al importador serán emitidos los siguientes documentos:
- Conocimiento de embarque marítimo B/L (Bill of Lading)
- Conocimiento de embarque aéreo (AWB)
- Documento de transporte internacional por carretera (CMR)
Emitido por las Cámaras de Comercio, que acredita que la mercancía ha sido fabricada en un determinado país. Se utiliza solo para exportaciones a países fuera de la UE y el período de validez es limitado.
Son los certificados de origen para acogerse a los beneficios arancelarios según los acuerdos internacionales, como por ejemplo en México, Colombia, Panamá, Suiza. Los expide la Aduana en el momento del despacho del DUA.
Según el tipo de mercancía pueden ser requeridos certificados sanitarios, veterinarios, fitosanitarios, licencias y/o cartas certificando usos, destinos o cumplimiento de reglamentaciones específicas (doble uso, PQP…).
Las primeras operaciones siempre resultan más complejas dada la falta de familiaridad con los documentos utilizados.
