La gestión de flotas es parte imprescindible de la logística que se esconde detrás del traslado de mercancías. Sin embargo, no es habitual saber en qué consiste exactamente, por qué es tan importante, ni cuál es la mejor forma de llevar a cabo esta tarea. En este artículo te contaremos más sobre este proceso y todo lo que debe tenerse en cuenta al realizarlo.

En primer lugar debemos entender qué es la gestión de flotas. Se trata de la planificación, el seguimiento y el control exhaustivo de todos los recorridos y de todos los vehículos que se encargan del traslado y/o reparto de mercancías. Esta labor pretende optimizar el rendimiento y la eficiencia de una flota de vehículos y, a su vez, permite monitorear y mejorar continuamente diferentes aspectos de estos traslados.

¿Cuáles son los elementos clave de la gestión de flotas?

Como decíamos, este proceso es imprescindible en el transporte de mercancías de cualquier tipo. Aunque no todas las empresas lo hacen del mismo modo ni tienen las mismas prioridades, sí que hay ciertos parámetros que suelen tenerse en cuenta. Los aspectos que habitualmente se controlan y monitorean mediante la gestión de flotas son los siguientes:

  • Localización y seguimiento: se utilizan tecnologías como el GPS para rastrear la ubicación de cada vehículo en tiempo real. Se hace un seguimiento de las rutas y los tiempos de entrega para mejorar la planificación y la eficiencia operativa.
  • Mantenimiento preventivo: se programan y se siguen los intervalos de mantenimiento para prevenir fallas y reducir el tiempo de inactividad. Se lleva a cabo un monitoreo de las condiciones técnicas de los vehículos para garantizar la seguridad y el rendimiento óptimo.
  • Gestión de combustible: se monitoriza el consumo de combustible para identificar áreas de mejora en la eficiencia energética. Además, se toman medidas para reducir costes relacionados con el combustible.
  • Control de costes: se realiza un registro y análisis de los costos asociados con la flota, como el mantenimiento, el combustible, los seguros, etc. Posteriormente, se identifican las áreas donde se pueden realizar ajustes para mejorar la rentabilidad.
  • Cumplimiento normativo: se asegura de que la flota cumple con las normativas y regulaciones locales e internacionales. Para ello, se mantienen registros precisos para la presentación de informes y auditorías.
  • Gestión de conductores: se supervisan comportamientos de conducción, como velocidad, frenado brusco o aceleración agresiva. En base a los resultados, se llevan a cabo programas de formación para mejorar la seguridad y eficiencia de los conductores.
  • Optimización de rutas: se usa un software de planificación de rutas para minimizar la distancia recorrida y reducir los tiempos de viaje. Además, es posible adaptar en tiempo real a condiciones del tráfico u otros eventos imprevistos.
  • Telemetría y sensores: se pueden usar tecnologías avanzadas, como sensores y telemetría, para recopilar datos en tiempo real sobre el rendimiento de los vehículos y la conducción.

Trabajo en equipo

Para poder llevar a cabo todos los controles de este listado, es necesario contar con un equipo de personas que realice todo tipo de tareas de gestión. Y es que detrás de este proceso hay mucho trabajo a hacer, desde la compra de los vehículos adecuados al control de programas de mantenimiento y de la seguridad. Te listamos algunas de estas tareas a continuación:

  • Seguimiento constante de los vehículos que realizan el transporte.
  • Comunicación directa con los conductores.
  • Planificación y modificación de las rutas para optimizar trayectos.
  • Control de combustible y de suministros.
  • Evaluación de los comportamientos de conducción.
  • Control de las mercancías (si se trata de cargas que requieran un tratamiento específico, como alimentos o medicamentos).

Beneficios de la gestión de flotas

Si se cuenta con las herramientas adecuadas y se hace un buen trabajo en términos de gestión de flotas, la empresa, los trabajadores e incluso los clientes pueden notar grandes mejoras. Los principales beneficios de hacer correctamente este proceso se pueden agrupar en 3 grandes ventajas.

Llevar un buen control del combustible, elegir las rutas adecuadas y controlar el comportamiento de los conductores permite un ahorro notable en los costes. Además, al optimizar los trayectos de esta manera se gana tiempo y es posible mejorar también la productividad. A su vez, claro, esto ayuda a reducir el impacto medioambiental.

Por otro lado, este mismo control ayuda a mejorar la seguridad de los transportistas. La gestión de flotas permite reducir incidencias y accidentes, además de prevenir problemas como robos o uso de los vehículos fuera de los horarios establecidos.

Por último, pero no menos importante, está la satisfacción del cliente. Llevar un buen control de todo lo mencionado a lo largo de este artículo garantiza el cumplimiento de plazos de entrega. Además, es mucho más fácil mantener una buena comunicación y ofrecer información a tiempo real del estado de las entregas.

En definitiva, la gestión de flotas es clave para el transporte de mercancías y su logística, por seguridad, costes y productividad. Si quieres saber más sobre cómo optimizar el traslado de cargas, tanto a nivel nacional como internacional, no dudes en contactar con nosotros. En Ibercóndor llevamos más de 30 años trabajando en logística aduanera y transporte de mercancías.